6 tips för att hitta rätt mötesplats

Oavsett om det handlar om ett planeringsmöte för 5 personer eller ett stort event, produktlansering, kickoff eller sommarfest med personalen så gäller det att hitta rätt plats. Platsen ska spegla en känsla som i sin tur är kopplad till syftet och målet, det ska vara kostnadseffektivt, hålla hög standard både visuellt, tekniskt och ändamålsmässigt - gärna även lite annorlunda.

Med andra ord är det många gånger svårt att hitta rätt. Utöver dessa, för många, självklara kriterier så finns det andra saker att tänka på – framöver kommer vi se mycket mer av exempelvis hållbara möten och nytänkande mötesdesign.

Så, hur hittar man då dessa perfekta platser? Här kommer ett par venuehacks som förhoppningsvis kan öppna upp för nya möjligheter:

1. Se till att ha ett konkret syfte och mål med mötet eller eventet och jobba utifrån det, se följaktligen till att kunna svara på frågorna – Vilken känsla vill vi förmedla? och – Varför ska man som deltagare investera sin tid i detta? När du vet det blir det lättare att hitta, alternativt anpassa platsen.

2. Utnyttja möjligheterna, är det ett möte med få deltagare kan man exempelvis använda sig av nutidens delningsekonomi och kika efter en härlig lägenhet med passande möblering på AirBnb. Underbart sätt att skaka om och utmana den traditionella styrelserumsformen och behöver någon sova över är det ju perfekt. Nu finns det även ett AirBnb för lokaler och konferensrum, WorkAround.

3. Lås inte in dig i anläggningarnas beskrivningar och bilder på exempelvis konferenslokaler eller eventytor. De allra flesta möbleringar är helt flexibla och det finns inget som säger att ni inte kan slänga ut alla möbler och placera ut FatBoys kombinerat med ståbord i hela rummet för en mer avslappnad sammankomst.

4. Se till att ha en egen plan för hur ni vill applicera hållbarhet i era möten och events. Speca en lista med de viktigaste delarna – exempelvis närproducerad och ekologisk mat, närhet till publika transportmedel, mångfald bland personalen? Oavsett vilka delar ni väljer att fokusera på så är det lättare att hitta rätt om man har förutsättningarna på plats.

5. Öppna upp och se möjligheterna som dagens teknik faktiskt möjliggör. Kan ni exempelvis använda er av VR för att få in vissa element? Eller projicera en granskog i på den tråkiga väggen för att skapa en mer levande miljö?

6. När det gäller kostnadseffektiviteten. Det är alltid det alternativ som kan ge bäst genomslag kopplat till syftet och målet på lång sikt som är bäst och mest kostnadseffektivt. Men det vet ni redan.

Med 30 års erfarenhet av mötesbokning är vi tillsammans med vårt systerbolag Konferenspoolen experter på Sveriges olika mötesanläggningar. Vi hjälper dig hitta och boka rätt lokal till er nästa konferens, workshop, utbildning, fest eller kickoff – helt kostnadsfritt och utifrån era behov och budgetkrav. Läs mer på konferenspoolen.se